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Leitung Operative Koordination (Bäckerei & Grosshandel) 60–70% (in der Hochsaison bis 100%) | Dübendorf

Die Rolle
Dies ist weit mehr als ein Büro- oder Administrationsjob. Es ist die zentrale Koordinationsrolle unseres Unternehmens, die Verbindung zwischen Verkauf, Produktion, Wiederverkaufsstellen und Geschäftsleitung. Du übernimmst eingehende Bestellungen, erstellst die wöchentliche Produktionsplanung, koordinierst Event- und Catering-Bestellungen und sorgst dafür, dass Informationen zuverlässig zwischen allen Beteiligten fliessen.

Du berichtest direkt an die Gründerin und wirst zu einer zentralen Vertrauensperson, die den operativen Betrieb im Griff behält und damit weiteres Wachstum ermöglicht. Bei Bedarf unterstützt du die Gründerin als verlässliche rechte Hand, bei strategischen Fragestellungen, bei der Kalender- und Terminplanung sowie als zuverlässiges zweites Gedächtnis für To-dos und Prioritäten.

Die Rolle bewegt sich zwischen zwei Ebenen: an manchen Tagen arbeitest du detailorientiert und prozessorientiert und stellst sicher, dass Bestellungen, Zahlungen und Abläufe reibungslos funktionieren. An anderen Tagen trittst du einen Schritt zurück, hinterfragst Prozesse und entwickelst gemeinsam mit der Gründerin Lösungen für die nächsten Wachstumsschritte.

Du fühlst dich in einem kleinen Unternehmen wohl, in dem sich Projekte und Prioritäten laufend verändern. Gleichzeitig schaffst du Struktur, etablierst gemeinsam mit unserer Produktionsleitung klare Prozesse und denkst Entwicklungen voraus, statt nur auf sie zu reagieren.

Ein wichtiger Bestandteil dieser Rolle ist die Verantwortung für den Jahreskalender. Du planst Feiertage und saisonale Spitzen frühzeitig, stösst Produktinformationen rechtzeitig an und stellst sicher, dass sowohl B2Bals auch B2C-Kundschaft frühzeitig informiert werden.

Ebenso wichtig ist ein echtes Verständnis für die Abläufe in einer Küche. Wenn sich eine Bestellung ändert oder ein Termin verschiebt, musst du einschätzen können, welche Auswirkungen dies auf Produktion, Arbeitsabläufe und Kapazitäten hat und Änderungen klar kommunizieren. Ein Hintergrund in Gastronomie oder Lebensmittelproduktion ist deshalb Voraussetzung.

Was du übernimmst
Bestellungen & Produktionsplanung
• Eingehende B2C- und B2B-Bestellungen von der Annahme bis zur Dokumentation eigenständig betreuen
• B2C-Bestellungen inklusive Zahlungsprüfung und Dokumentation abschliessen
• Die wöchentliche Produktionsplanung auf Basis von Wiederverkaufsstellen- und Vorbestellungen erstellen und laufend aktualisieren
• Bestelländerungen klar und rechtzeitig an die Produktion kommunizieren und dabei Arbeitsabläufe sowie Kapazitäten berücksichtigen
• Event- und Catering-Bestellungen zwischen Kundschaft, Küche und Geschäftsleitung koordinieren

Struktur & Prozesse
• Verantwortung für den Jahreskalender übernehmen und Feiertage, saisonale Spitzen sowie wichtige Termine frühzeitig planen
• Produktinformations-Zyklen koordinieren und sicherstellen, dass Küche sowie B2B- und B2CKundschaft rechtzeitig und ausreichend informiert werden
• Gemeinsam mit der Produktionsleitung klare, wiederholbare Prozesse entwickeln, dokumentieren und langfristig etablieren

Koordination, Kommunikation & Administration
• Als operative Schnittstelle zwischen Produktion, Läden, Wiederverkaufsstellen und der Gründerin fungieren
• Die Kommunikation über Slack und E-Mail klar, strukturiert und zuverlässig koordinieren
• Bestellübersichten, Aufgabenlisten und interne Koordinationstools (z.B. Asana, Slack) pflegen
• Probleme eigenständig lösen, die relevanten Personen koordinieren und Themen bis zum Abschluss begleiten
• Operative Ad-hoc-Aufgaben übernehmen und die Gründerin im Tagesgeschäft entlasten
• Mit unserem externen Treuhandbüro in den Bereichen Rechnungsstellung und Zahlungen zusammenarbeiten
• Bestellformulare und Produktinformationen (Preise, Beschreibungen, Allergene und Bildmaterial) aktuell halten
• Monatliche Produkt-Specials intern und extern kommunizieren
• Workshops, Events und die dazugehörige Logistik inklusive Kostenkalkulation koordinieren

Verkauf & Wiederverkaufsstellen
• Bestellübersichten für Wiederverkaufsstellen pflegen und B2B-Rechnungen in AbaNinja (Abacus) erstellen
• Verkaufsdaten erfassen, auswerten und rapportieren
• Monatliche Verkaufszusammenfassungen für die Geschäftsleitung erstellen
• Gutscheine, Workshop-Anmeldungen und die dazugehörige Administration verwalten

HR & Zeiterfassung
• Die Schweizer Arbeitszeit- und Zeiterfassungsregeln gemäss L-GAV verstehen und in der täglichen Koordination anwenden
• Unsere Produktionsleitung bei der Koordination der Zeiterfassung unterstützen
• Onboarding sowie HR-Administration (Dienstpläne, Ferien, Zeiterfassung und Dokumentation) begleiten

Exigences

Was wir suchen
• Hintergrund in Gastronomie oder Lebensmittelproduktion mit einem guten Verständnis dafür, wie eine Küche unter Druck funktioniert
• Kaufmännische (KV) oder gastronomische/ hotelfachliche Grundbildung oder gleichwertige praktische Erfahrung (ein Hochschulabschluss ist nicht erforderlich)
• Eine strukturierte, selbstständige und proaktive Arbeitsweise sowie ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
• Fliessende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Deutsch ist unerlässlich für Verkauf, Key-Account-Management sowie die tägliche Administration, einschliesslich des Austauschs mit Behörden wie der Stadt Dübendorf
• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und sowohl strategisch als auch operativ zu arbeiten• Die Fähigkeit, flexibel zwischen Detailarbeit und dem Blick fürs grosse Ganze zu wechseln
• Freude an einem dynamischen Umfeld, in dem sich Prioritäten verändern und neue Projekte laufend entstehen
• Eine vorausschauende Denkweise und den Anspruch, Struktur zu schaffen statt nur zu reagieren
• Bereitschaft, sich in die Schweizer Zeiterfassung und grundlegende HR-Prozesse inklusive L-GAV Regelungen einzuarbeiten
• Freude am direkten Austausch mit Lieferanten, Partnern und Behörden
• Sicherer Umgang mit Google Workspace, Slack und digitalen Organisationstools
• Interesse an pflanzenbasierter Ernährung, Nachhaltigkeit und dem Betrieb eines kleinen, wachsenden Unternehmens

Was wir bieten
• Eine zentrale Vertrauensposition mit echter Eigenverantwortung und direkter Zusammenarbeit mit der Gründerin
• Die Möglichkeit, aktiv mitzugestalten, wie ein wachsendes Unternehmen im Alltag funktioniert
• Ein kollaboratives, werteorientiertes Umfeld mit einem motivierten Team
• Eine abwechslungsreiche Rolle mit viel Eigenverantwortung, keine zwei Wochen sind gleich
• Einen schönen Arbeitsplatz im Grünen mit grossartigem Kaffee und einem kleinen Büro zur freien Nutzung

Rahmenbedingungen
• Pensum: 60–70%, mit der Möglichkeit, während der Hochsaison in den Wintermonaten bis zu 100% zu arbeiten. Als kleines Unternehmen gehen wir sorgfältig mit unseren Ressourcen um und schätzen die Flexibilität, das Pensum in ruhigeren Monaten entsprechend anzupassen
• Arbeitstage: Montag bis Freitag
• Arbeitszeiten: 08:00–17:00 Uhr (je nach betrieblichem Bedarf)
• Standort: Büro in Dübendorf. Die Rolle ist überwiegend vor Ort, einzelne Homeoffice-Stunden sind möglich. Die tägliche Betreuung der E-Mails muss jederzeit gewährleistet sein

Wenn dich diese Rolle anspricht, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Établissement

Über NORS
NORS ist eine skandinavische, rein pflanzliche Bäckerei, die hochwertige, nachhaltige Backwaren für den Schweizer Markt herstellt. Wir betreiben einen Produktionsstandort mit kleinem Ladengeschäft, einen zweiten Laden in Zürich und beliefern ein wachsendes Netzwerk von rund 20 B2B-Wiederverkaufsstellen in Zürich, Genf, Lausanne, Winterthur und darüber hinaus. Nach sechs Jahren Wachstum suchen wir eine Person, die den operativen Betrieb zusammenhält und weiterentwickelt.

Candidature / Contact

Nors Bakery
Zukunftstrasse 11
8600 Dübendorf
Téléphone: 044 621 32 03044 621 32 03
https://norsbakery.ch/

Votre interlocuteur/trice pour ce poste:
Bianca Legorreta, Inhaberin
Téléphone: 044 621 32 03044 621 32 03